Welche Kernfunktionen bietet DocuWare für Rechnungsverarbeitung?

Die zentralen Schritte dabei sind:

• Erfassung von Rechnungen jeder Art
• Indexierung und GoBD-konforme Ablage in einem sicheren, strukturierten Archiv
• Sachliche Prüfung gemäß § 14 UStG
• Fachliche Prüfung mit einfacher oder mehrstufiger Genehmigung, optional inklusive Kontierung
• Freigabe durch Kostenstellenverantwortliche zu jeder Zeit und von jedem Gerät
• Erstellung von Buchungsstapeln zur Übergabe ans ERP

Die einzelnen Schritte im Detail:

Erfassung von Eingangsrechnungen in DocuWare

Die Erfassung von Rechnungen in DocuWare erfolgt schnell und unkompliziert. Sie können Rechnungen über einen netzwerkverbundenen Scanner oder Multifunktionsdrucker, direkt aus Ihrem E-Mail-Postfach (beispielsweise durch überwachte Ordner) oder einfach per „Drag-and-Drop“ vom Desktop in das System laden. DocuWare unterstützt eine Vielzahl von Quellformaten, einschließlich PDF, TIFF, JPEG und anderen Bildformaten sowie Textquellen wie E-Mails.

Archivierung der Rechnungen und Auffindbarkeit

Vor der Ablage in das Rechnungsarchiv werden die Rechnungen anhand festgelegter Kriterien automatisch indexiert, sodass manuelle Eingaben nicht erforderlich sind. Die Technologie von DocuWare Intelligent Indexing, die auf maschinellem Lernen basiert, extrahiert relevante Rechnungsdaten wie Lieferantenname, Lieferantennummer, Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag, ausgewiesene Umsatzsteuer und Bruttobetrag. Sollte einmal eine Rechnung nicht vollständig korrekt ausgelesen werden, kann der Benutzer die fehlerhaften Informationen einfach markieren und die Indexierung anpassen. Diese Anpassung wird für zukünftige Rechnungen dieser Art gespeichert. Der gesamte Vorgang dauert nur wenige Sekunden. Ist die Rechnung vollständig indexiert, wird sie mit einem einzigen Klick GoBD-konform und sicher archiviert. Die Rechnungen sind jederzeit über die ausgelesenen Indexbegriffe, wie beispielsweise den Lieferantennamen, oder durch eine Volltextsuche in Sekundenschnelle auffindbar.

Sachliche Prüfung der Rechnungen

Im ersten Schritt der Prüfung vergleicht DocuWare den auf der Rechnung angegebenen Lieferantennamen mit den in DocuWare hinterlegten Lieferantendaten. Der Lieferantenstamm kann im Voraus vollständig in DocuWare angelegt werden. Sind Skontokonditionen festgelegt, werden diese automatisch angewendet. Sollte der Lieferant nicht vorhanden sein, kann er im laufenden Prozess über ein Formular unkompliziert neu angelegt werden. Zudem prüft das System, ob die Rechnung bereits im System existiert, um doppelte Zahlungen und das Risiko von Rechnungsbetrug zu vermeiden. Die Lösung gewährleistet ebenfalls die sachliche Rechnungsprüfung gemäß § 14 UStG, indem die Rechnungsdaten auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft werden.

Fachliche Prüfung und Weiterverarbeitung der Rechnungen

Abhängig von den Anforderungen Ihres Teams können Sie zwischen zwei verschiedenen Freigabeworkflows wählen: einer einfachen Genehmigung oder einem erweiterten Genehmigungsprozess mit Kostenstellenverantwortlichen.

a) Einfache Freigabe (Besteller-Prüfung): n diesem Fall wird die Rechnung direkt an den Besteller zur Genehmigung weitergeleitet.

b) Erweiterte Freigabe (Genehmigung je Kostenstelle): Hierbei wird die Rechnung mehreren Kostenstellenverantwortlichen zugewiesen, und der Rechnungsbetrag kann auf die entsprechenden Kostenstellen aufgeteilt werden.

Ablauf der Genehmigungsprozesse

Im Falle der Bestellerprüfung wird die Rechnung automatisch an den Besteller weitergeleitet, der sie als Aufgabe in seiner Aufgabenliste sieht. Nach seiner Prüfung kann er die Rechnung freigeben und auch die Kontierung vornehmen. Nach seiner Genehmigung wird die Rechnung zur Buchung übergeben, ohne weiteren manuellen Aufwand.

Im Rahmen der Genehmigung je Kostenstelle weist das System die Rechnung gemäß Ihren Vorgaben den jeweiligen Kostenstellenverantwortlichen zu. Diese erhalten eine Benachrichtigung über die ausstehende Rechnung in ihrer Aufgabenliste. Falls eine Aufgabe nicht rechtzeitig bearbeitet wird, wird sie an einen festgelegten Vertreter der Kostenstelle weitergeleitet. Für alle an der Rechnungsprüfung beteiligten Mitarbeiter können im Vorfeld Berechtigungsstufen und maximale Genehmigungsbeträge festgelegt werden. Wird die Freigabe von mindestens einem Verantwortlichen verweigert, wird die Rechnung zur individuellen Prüfung zurück an die Buchhaltung gegeben. Die Lösung unterstützt auch Ausnahmen, beispielsweise wenn eine Rechnung abgelehnt oder neu angefordert wird; in diesem Fall werden automatisch E-Mails an den Lieferanten gesendet. Alle Rechnungen werden abschließend von den zuständigen Mitarbeitern geprüft.

Übergabe der Rechnungen an die Buchhaltung

Im Verlauf des DocuWare-Workflows werden während des gesamten Prozesses alle relevanten Transaktionsdaten erfasst. Nach Abschluss der Rechnungsverarbeitung können diese Daten heruntergeladen und an Ihr ERP-System übergeben werden. Zudem erstellt das System täglich automatisch einen Buchungsstapel aus den Buchungssätzen der bearbeiteten Rechnungen im standardisierten Übergabeformat gemäß DATEV. Eine manuelle Dateneingabe ist somit nicht mehr notwendig.